مرکز تجهیزات دفتر کار صدف معرفی تجهیزات دفتر کار
شاید این مطالب برایتان مفید باشد
تکنیکهای برگزاری جلسات کوتاه و مفید؛ پایانی بر جلسات فرسایشی
همه ما تجربه حضور در جلساتی را داریم که میتوانست یک ایمیل ساده باشد. جلسات ناکارآمد نه تنها قاتل بهرهوری هستند، بلکه انگیزه تیم را نیز به شدت کاهش میدهند. طبق آمار، مدیران به طور متوسط ۳۰٪ تا ۵۰٪ از زمان خود را در جلسات میگذرانند؛ بنابراین بهینهسازی این زمان، بزرگترین میانبر برای افزایش کارایی سازمان است.
در ادامه، استراتژیهای عملی برای تبدیل جلسات از «تلفکننده زمان» به «موتور پیشران پروژه» را بررسی میکنیم:
۱. قانون “دستور جلسه یا عدم حضور” (No Agenda, No Meeting)
هرگز جلسهای را بدون دستور کار مشخص شروع نکنید.
-
اقدام: حداقل ۲۴ ساعت قبل، سرفصلهای جلسه را برای شرکتکنندگان بفرستید.
-
هدف: افراد باید بدانند برای چه موضوعی دعوت شدهاند و چه اطلاعاتی را باید همراه داشته باشند. اگر هدفی وجود ندارد، جلسهای هم نباید باشد.
۲. تکنیک “جلسات ایستاده” (Standing Meetings)
یکی از بهترین راهها برای کوتاه کردن زمان، حذف صندلیهاست!
-
چرا کار میکند؟ وقتی افراد ایستاده باشند، به طور ناخودآگاه تمایل دارند سریعتر به اصل مطلب بپردازند.
-
مدت زمان: این جلسات معمولاً نباید بیش از ۱۵ دقیقه طول بکشند و برای هماهنگیهای روزانه (Daily Sync) عالی هستند.
۳. قانون ۸۰/۲۰ در گفتگوها
در هر جلسه، معمولاً ۲۰٪ از افراد ۸۰٪ زمان را اشغال میکنند.
-
مدیریت زمان: برای هر نفر زمان مشخصی (مثلاً ۲ دقیقه) جهت ارائه نظرات تعیین کنید.
-
تسهیلگر (Facilitator): یک نفر باید مسئول قطع کردن صحبتهای حاشیهای و بازگرداندن بحث به مسیر اصلی باشد.
۴. استفاده از تکنیک “پارکینگ” (The Parking Lot)
وقتی در میان بحث، موضوعی مهم اما خارج از دستور جلسه مطرح میشود، آن را در «پارکینگ» بنویسید.
-
اقدام: این موضوعات را یادداشت کنید تا در انتهای جلسه یا در یک زمان مجزا بررسی شوند. اجازه ندهید ایدههای فرعی، زمانِ تصمیمگیریهای اصلی را ببلعند.
چکلیست طلایی یک جلسه موفق
| مرحله | اقدام ضروری | زمان پیشنهادی |
| پیش از جلسه | ارسال دستور کار (Agenda) و مدارک لازم | – |
| شروع | اعلام هدف نهایی جلسه در ۲ دقیقه اول | دقیقه ۱ تا ۲ |
| میانه | تمرکز بر راهحلها به جای کالبدشکافی مشکلات | ۸۰٪ زمان |
| پایان | تعیین دقیق مسئولیتها و ضربالاجلها (Action Items) | ۵ دقیقه آخر |
۵. محدود کردن تعداد شرکتکنندگان (قانون ۲ پیتزا)
جف بزوس (آمازون) معتقد است اگر یک تیم آنقدر بزرگ است که با ۲ پیتزا سیر نمیشود، آن تیم برای جلسه بزرگ است.
-
استراتژی: فقط افرادی را دعوت کنید که حضورشان برای اتخاذ تصمیم یا ارائه اطلاعات حیاتی ضروری است. سایرین میتوانند صورتجلسه را بعداً مطالعه کنند.
۶. خروجی محور باشید: “چه کسی، چه کاری، تا کی؟”
هیچ جلسهای نباید بدون خروجی عملیاتی تمام شود.
-
نکته: در انتهای جلسه، یک نفر باید با صدای بلند بگوید: «طبق توافق، آقای X کار A را تا تاریخ Y انجام میدهد.» این جملات شفاف، ضامنِ اجرای تصمیمات هستند.
چگونه میتوان طراحی دفتر کار را با بودجه محدود انجام داد؟
راهکارهای نوین برای مدیریت فضاهای کاری مشترک
چگونه با طراحی دفتر کار، برند خود را تقویت کنیم؟
